[资源分享] 【集团公司学校必备】批量制作录取通知书

发表于 2019-3-17 13:07   |   来自安卓客户端 显示全部楼层 [复制链接]   
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本帖最后由 @此生不换 于 2019-3-17 13:11 编辑

使用Word提供的邮件合并功能可以很轻松的制作工资条、通知书、邀请函、明信片、准考证、毕业证书这类文档,一般做法是用文档做一个模板,将不同的内容放表格里,建立起表格与文档之间的关联帮助我们快速完成工作。
本文以批量制作录用通知书为例子,让我们一起学习Word邮件合并。


1
创建主文档和数据源


创建录用通知书模板做主文档。

微信图片_20190317124420.jpg

Excel制作数据源,一个录用人员信息的数据源,包含了姓名、性别、年龄、学历、成绩等五个字段。

微信图片_20190317124427.jpg


2
选择邮件合并类型

Word的邮件合并还有信函、电子邮件、信封、标签、目录等其它合并方式。录用通知书此类文档应使用【普通Word文档】方式进行邮件合并,Word会将数据源中的每条记录分别合并到文档中。

微信图片_20190317124435.jpg


3
选择收件人

单击【选择收件人】-【使用现有列表】-【选取数据源】。

微信图片_20190317124441.jpg


选择好数据源文件后,单击【打开】按钮。

微信图片_20190317124448.jpg




邮件合并功能支持excel、文本文件、word文档,access数据库等类型的数据源。弹出【选择窗格】对话框,选择相应工作表后,单击【确定】按钮。

微信图片_20190317124453.jpg




通过【使用现有列表】,可以快速导入提前准备好的数据源,在弹出的【选取数据源】对话框中,浏览找到数据源保存的位置。
tips:我们复制数据源保存的路径,然后将复制的路径粘贴到选取数据源对话框当中,即可一步就定位到数据源保存的文件夹。

微信图片_20190317124459.jpg



4
编辑数据源

如果我们没有准备好数据源,单击【选择收件人】-【键入新列表】,可直接添加,新建条目,删除条目,自定义列等等,还可以对数据源进行筛选排序等等。

微信图片_20190317124504.jpg



5
添加合并域

通过【插入合并域】命令,可以将数据源中的字段添加到文档中 。word的合并域,是以字段名加一个特殊的书名号来显示的,当鼠标定位到合并域上时,它会以灰色底纹形式显示。

微信图片_20190317124511.jpg


6
预览并完成邮件合并

单击【预览结果】,可以显示邮件合并后的实际效果,切换查看记录的变化结果,确认无误以后,完成合并就可以直接打印文档。

微信图片_20190317124517.jpg


单击【完成并合并】-【编辑单个文档】,弹出【合并到新文档】对话框,单击【确定】按钮后,Word就会生成一个新的文档,并用“信函N”(N为阿拉伯数字)命名。在【合并到新文档】对话框中,还可以选择指定一个合并记录的范围。

微信图片_20190317124529.jpg



7
邮件合并案例展示

            工资条

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             信封

微信图片_20190317124601.jpg


              档案盒标签

微信图片_20190317124609.jpg

希望对各位有帮助,谢谢大家。



14条回复
厉害了!
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来自安卓客户端 发表于 2019-3-20 15:22:58 | 显示全部楼层
邮件合并很好用,到期末弄成绩单必备
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来自安卓客户端 发表于 2019-3-26 13:11:48 | 显示全部楼层
太实用啦!
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来自安卓客户端 发表于 2019-3-26 13:38:54 | 显示全部楼层
这个不错
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来自安卓客户端 发表于 2019-3-27 00:10:18 | 显示全部楼层
这个厉害了
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来自安卓客户端 发表于 2019-3-27 10:27:32 | 显示全部楼层
666 强行插入Word教程
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来自PC浏览器 发表于 2019-3-28 20:56:27 | 显示全部楼层
这个一定试一下
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